Aufgabenspektrum im Geschäftsreise-Management nimmt zu –
Unternehmen erwarten 2008 weiter kräftigen Zuwachs bei Reisen
Der Aufgabenbereich von Travel
Managern nimmt weiter zu. Neben die klassischen Aufgaben tritt zunehmend
das Meeting- und Eventmanagement, so ein zentrales Ergebnis
der dritten International Travel Management Study von AirPlus. Damit
setzt sich der Trend der letzten Jahre fort, wonach Verantwortung
und Aufgabenvielfalt des professionellen Travel Managements stetig
wachsen. Gleichzeitig rechnen Unternehmen für 2008 mit einem kräftigen
Zuwachs bei Geschäftsreisen – vor allem in Kombination mit Flügen
und Hotelübernachtungen. Die Folge: Auch die Kosten werden
steigen, wenn auch nicht im gleichen Maße.
Bei der Studie wurden
1.000 Reiseverantwortliche aus neun europäischen Ländern und den
USA zu aktuellen Trends im Geschäftsreise-Management befragt.
Knapp die Hälfte der befragten Travel Manager (44 Prozent) in den zehn
internationalen Geschäftsreisemärkten ist der Überzeugung, dass künftig
auch Eventmanagement-Aufgaben in den eigenen Verantwortungsbereich
fallen werden. Diese Erwartung ist in den Ländern Großbritannien und USA
besonders ausgeprägt. Dagegen stehen Unternehmen aus den Niederlanden
und Deutschland diesem Trend noch relativ verhalten gegenüber – und
das, obwohl 38 Prozent der deutschen Reiseverantwortlichen eine Zunahme
von Meetings- und Events erwarten.
Zum Vergleich: Im Vorjahr rechneten
nur 15 Prozent der deutschen Unternehmen mit einem Plus von MICEVeranstaltungen.
„Auch wenn die Unterschiede zwischen den Ländern noch
groß sind: An der Integration von MICE in das Travel Management führt
kein Weg vorbei“, kommentiert AirPlus-Geschäftsführer Patrick W. Diemer
die Ergebnisse der aktuellen Studie. Schließlich ähnelten viele Prozesse
denen im klassischen Geschäftsreise-Management, wo die direkten Einsparpotenziale
schon heute nahezu ausgeschöpft seien. „Deshalb setzt sich
in vielen Unternehmen langsam das Bewusstsein durch, die Synergie-
Effekte beider Bereiche stärker zu nutzen“, so Diemer weiter.
Insgesamt rechnen 58 Prozent der befragten Unternehmen mit einer steigenden
Anzahl ihrer Geschäftsreisen – im Vorjahr waren es 48 Prozent.
Eine Zunahme ihrer Reise-Budgets erwarten dagegen „nur“ 53 Prozent – 3
Prozentpunkte mehr als 2006. Das heißt: Die Reiseverantwortlichen wollen
noch weitere Potenziale zur effizienten Kostenreduzierung ausschöpfen und
versuchen, das Wachstum des Reisevolumens vom Kostenanstieg zu entkoppeln.
Firmenraten weiter auf dem Vormarsch, bei Flügen leicht rückläufig
Tatsächlich tragen Maßnahmen wie das Aushandeln von Firmentarifen, die
Vereinfachung von Prozessen und ein effizienteres Controlling klare Früchte.
So werden die realisierten Einsparungen durch Firmentrarife auf durchschnittlich
16 Prozent geschätzt.
Im Vergleich zum Vorjahr haben Firmen
2007 wesentlich häufiger Firmenraten mit Hotels (plus 10%), Autovermietern
(plus 6%), MICE-Dienstleistern (plus 8%) sowie der Bahn (+5%) verhandelt.
Lediglich bei Airlines vereinbarten erstmals weniger Unternehmen
als im Vorjahr eine spezielle Firmenrate (-4%).
Noch immer klarer Nachholbedarf beim Auswerten der Reisekosten
„Der Kampf um günstige Konditionen ist härter geworden – umso erstaunlicher,
dass viele Unternehmen nach wie vor auf den Einsatz professioneller
Analysetools als valide Basis für Verhandlungen mit Dienstleistern verzichten“,
so Diemer. Im internationalen Durchschnitt nutzen lediglich 30 Prozent
der befragten Unternehmen diesen Wissensvorsprung, in Deutschland sind
es immerhin 43 Prozent. Interessant: In Unternehmen mit eigener Travel
Management-Abteilung liegt die Nutzerquote bei 48 Prozent. „Dabei lässt
sich erst mit speziellen Analysetools die erforderliche Kostentransparenz
über alle Geschäftsreiseausgaben gewinnen und Kostentreiber identifizieren.
Gleichzeitig können Firmen damit auch schnell und einfach die Einhaltung
von Reiserichtlinien kontrollieren“.
Im Fokus des Travel Managements: Kosten und Prozesse
Bei der Suche nach Einsparpotenzialen rückt die Optimierung der internen
Abläufe stärker in den Mittelpunkt: Neben der Kernaufgabe des Travel Managements,
die Kosten zu senken, nennen Befragte aus sieben der insgesamt zehn Länder erstmals die Verbesserung der internen Prozesse als
zweitwichtigste Aufgabe. Damit setzt sich der Trend des letzten Jahres fort,
wonach Unternehmen verstärkt in ihren internen Abläufen bei der Planung,
Bezahlung oder Analyse von Geschäftsreisen nach Kostensenkungspotenzial
suchen. Ein Beispiel dafür ist die Nutzung von elektronischen Rechnungen:
Erhalten heute lediglich 14 Prozent der Unternehmen ihre Rechnungen
in elektronischer Form, so wollen dies in Zukunft 37 Prozent tun.
Ausnahmen
von diesem Trend finden sich in der Schweiz und in Österreich. Hier
wollen Travel Manager auch künftig überwiegend mit papierbasierten Rechnungen
arbeiten. Vorreiter bei der elektronischen Rechnung sind derzeit die
USA (23%) und die Niederlande (22%).
Die Studie
Auch in diesem Jahr wurde die Umfrage vom internationalen Marktforschungsinstitut
Ipsos im Auftrag von AirPlus durchgeführt. Befragt wurden
insgesamt über 1000 Reiseverantwortliche aus zehn Ländern (Frankreich,
Großbritannien, Deutschland, Italien, Schweiz, Spanien, Niederlande, Österreich,
Portugal, USA). Durch die Untergliederung in Firmen mit geringem,
mittlerem und hohem Reisevolumen zeigen sich auch Trends zwischen den
Unternehmensgrößen. Erstmalig wurde 2007 auch eine Differenzierung
nach den Sektoren Industrie, Handel und Dienstleistung erfasst. Eine Management
Summary der Studie ist unter www.airplus.com abrufbar.